ToDo–lister & Management

ToDo-lister og Management er betegnelser, der har vundet indpas i den moderne kontorverden. Når man sidder og arbejder ved sin pc, er det praktisk fx at benytte nogle gule stickers til at minde sig selv - og andre - om, hvad man skal huske. Man kan arbejde med en opgave og pludselig komme i tanker om, at der også er noget andet, man skal huske at gøre. Men alle disse gule papirlapper kan være upraktiske i forbindelse med en pc-skærm.

Her kommer de elektroniske gule stickers ind i billedet. Det kan også være, man har brug for en online-kalender, man kan kigge i sammen med andre. Og måske sidder man med en tekst-dokument, man ikke kan åbne, fordi den har et fil-format, ens tekstbehandlingsprogram ikke kan arbejde med. Eller også sidder man og skal have kopieret noget tekst fra en hjemmeside ind i sit tekst-dokument, men helst uden at al formatteringen følger med. Det kan også være, man er kommet til at slette en fil og gerne vil have den tilbage igen. Jo, man kan møde mange udfordringer i løbet af en arbejdsdag.

Men det findes der råd for. Her er der nemlig nogle programmer og løsninger, som alle sammen er gratis.

Stickers

Evernote

Her er der tale om elektroniske gule stickers, som du sætter på dit skærmbillede. Sådan kan du gemme dine ideer, dine tanker og de ting, du bare skal huske. Sammen med dette program opretter du samtidig en konto hos Evernote. Det, der står i en gul sticker, du har plantet på skærmen, i et dokument eller på et website, findes også på din konto. På den måde har du adgang til alle dine noter, webklip, filer og billeder – på alle de enheder (fx smartphone, computer, iPad), du bruger, og det hele er synkroniseret. Det, der fimdes på den ene enhed, findes også på de andre.

Der er også programudvidelser til Evernote-programmet. Installerer du fx Clipper, kan du gemme hele websider på din Evernote-konto, og du får det hele med: tekst, billeder og links. Du kan også vælge at dele noget af det med andre - fx nogle noter eller en interessant hjemmeside.

På deres website har Evernote en guide, så man trin for trin kan lære programmet kende og få fuld udnyttelse af det.

Evernote tilbyder også andre programmer på deres website:

MyStickies

Vil man gerne bruge MyStickies, opretter man også en konto her. Kontoen tjener selvfølgelig til, at firmaet får en chance for at gøre reklame og måske sælge dig et eller andet. Men det er også et spørgsmål om, at kontoen skal bruges som din database, det vil sige programmets hukommelse.

Med MyStickies kan du placere gule små stickers hvor som helst, og når som helst på internettet. Du kan plante stickers på websites, som du siden vender tilbage til. På den måde kan du oprette bogmærker på en helt ny måde. Den almindelige bogmærke-funktion lagrer navnet på et website, men det siger jo ikke noget om, hvorfor du lige ønskede at huske på denne bestemte hjemmeside. Med dette program kan du selv bestemme, hvad bogmærket skal hedde, samt tilføje de oplysninger, du vil. Med andre ord giver Mystickies dig en helt ny bogmærke-funktion, der bare sparker r.. .

Med programmet følger også en valgfri programudvidelse til din browser med funktioner til at surfe på nettet, søge, sortere, dele op, arrangere med mere. For den, der surfer meget på nettet og henter ting og sager herfra, giver Mystickies en helt ny oplevelse.

Mystickies' website:

Planlæggere

GTD-Free

Programmet er gratis open-source software og er blandt de mange fremragende programmer, som man kan finde hos SourceForge.

Getting Things Done er en arbejdsmetode, som bygger på den tese, at en person har brug for at flytte opgaver ud af sit sind ved at notere dem externt, så at sindet er frit til at samle sig om fuldførelsen af opgaverne. På den måde kan personen koncentrere sig i stedet for at huske på både det ene og det andet.

GTD-Free har som mål effektivt at forvalte et flow i arbejdsopgaverne, også selv om man ikke er fortrolig med GTD. Brugerfladen er enkel og let at følge trin for trin. Hensigten med udformningen af programmet er at man skal kunne få arbejdet fra hånden samtidig med at man skal bruge så lidt tid som muligt på GTD-værktøjet selv.

GTD-Free er et værktøj til computeren med oplysningerne gemt på denne. Programmet kører på alle almindelige operativsystemer. Det kan også køres fra en USB-nøgle.

Man kan skrive i, redigere i og kategorisere ToDo-listerne i henhold til 'Næste opgave', 'opgaver, der skal udføres en af dagene', samt 'hvem en eller anden opgave vedrører' osv. Opgaver kan også organiseres i forhold til projekter, datoer og prioritet. Hertil kommer deadlines.

GTD-Free integrerer sig med systembakken (i proceslinien ved siden af uret). Oplysningerne i programmet kan eksporteres til PDF, HTML samt XML-dokumenter eller printes ud.

Programmet kan downloades fra denne side:

Task Coach

Programmet er en simpel open source todo manager, som man kan bruge til at holde styr på sine projekter og opgaver. Task Coach er blevet til i et samarbejde, hvor blandt andre SourceForge har deltaget. Computer-versionerne af Task Coach er gratis. Andre versioner fås også, men mod et mindre beløb.

Med Task Coach kan man kategorisere, skrive noter og meget andet. Man kan gå ind i sine lister og projekter igen og foretage ændringer og oprette delopgaver og/eller -projekter. Man kan knytte opgaver og noter til de kategorier, man har oprettet. Den sidst åbnede opgave åbnes automatisk, når man starter Task Coach.

Man kan tildele opgaver prioritet, start dato, deadline, påmindelser osv. Man kan også oprette tilbagevendende opgaver på daglig, ugentlig eller månedlig basis. Den tid, man brugerm på en opgave kan vises, lige som opgavens eventuelle budget også kan vises. Tiden kan også vises på daglige, ugentlige og månedlige opgaver.

Task Coach kan vise opgaver som en liste eller som et træ. Man kan sortere i opgaver efter relevante emner, såsom hvad sagen drejer sig om, budget og/eller rest-budget, deadline osv. Programmet kan automatisk skjule fuldendte opgaver og vise aktuelle opgaver.

Man kan drag/drop en linie fra en email og over i opgave-viseren. Programmet samarbejder med Outlook, Thunderbird, Claws Mail og Apple Mail. Vedhæftede filer kan tilføjes opgaver, noter og kategorier ved at drag/drop filer, emails og website-adresser til dem.

Task Coach fås til følgende platforme: Windows, Mac OS X, Linux, BSD, iPhone, iPad, og iPod Touch. Opgaver, noter, kategorier osv. kan eksporteres til HTML og CSV (komma-separeret format). De kan også printes ud; når man printer dem ud, printes den information, som er synlig, og i den orden, hvori den står.

Support er gratis. Man kan kontakte producenten på email eller gennem producentens website.

Task Coach's website:

Kalender

De fleste har allerede en kalender, såsom Google Calendar. Eller også bruger man kalenderen i Outlook. Fælles for disse er, at man kan kæde dem sammen med andre, så man kan koordinere sine arbejdsopgaver i forhold til kollegernes og vice versa. Imidlertid kan man have brug for at kigge i kalenderen sammen med andre, som man ikke deler kalender med. Hvad gør man så? Jo, her kan man bruge en web-tjeneste. Og - tadaaah og en trommehvirvel: Den er også gratis.

Doodle

Internet-tjenesten Doodle kan benyttes uden, at man behøver at oprette en konto. Men hvis man på forhånd ved, at man kommer til at bruge tjenesten igen, kan det være hensigtsmæssigt at oprette en. Med dette program kan man løse problemet med – sammen med andre, som man ikke deler kalender med – fx at finde en dato, hvor man kan mødes eller deltage i noget.

På Doodle's website klikker man på Planlæg en begivenhed. Man opretter så sin begivenhed og giver den en overskrift. Derefter kan man udvælge nogle datoer, hvor man vil kunne ses eller deltage i noget. Derefter genererer Doodle et link. Dette kan man så sende til dem, der skal have beskeden. Når de har modtaget linket og har klikket på det, åbnes en side med kalenderen. Her kan de krydse af, hvor de kan. Derefter modtager du en tilbagemelding. Når du har åbnet denne, kan du vælge den dato, som de fleste har tilsluttet sig. Hvor svært kan det være?

Tjenesten tilbyder også andre mere avancerede funktioner – men for at få adgang til dem må du dog registrere dig. Gør du dette, kan du bl.a. dele et udsnit af din kalender (efter dit valg) med dine kontaktpersoner. Doodle-kalenderen kan i øvrigt også integreres med fx Google Calendar eller Outlook-kalenderen.

Doodle's website kommer du til v.h.a. dette link: Doodle.

It is my hope that some of this freeware will help you getting things done .