Kontorpakker

Elektronisk tekstbehandling har erstattet skrivemaskinen, som var udbredt hos tidligere generationer. Tekstbehandling indebærer en række fordele, som skrivemaskinen og pennen ikke bød på, som fx:

• Man kan uden videre rette i teksten, indtil man er tilfreds og, før man printer den ud
• man kan indsætte billeder, grafik m.m.
• man kan flette filer (fx et brev flettet med en navnedatabase), så man kan printe dokumentet ud i X antal eksemplarer, hvor der på hvert eksemplar er anført et nyt navn
• man kan udgive tekstdokumentet på et website
• og man kan sende tekstdokumentet som en e-mail

Der findes næppe nogen pc i de private hjem uden, at der også er installeret et tekstbehandlingsprogram på den. Der findes også andre programmer til såkaldt kontorbrug. Disse programmer kan alle sammen indgå i en egentlig kontorpakke. Udover tekstbehandlingsprogrammet er der:

• regneark
• præsentationsprogram (ofte kaldt powerpointshow)
• databaseprogram (typisk til navne, tlf-numre, adresser m.v.)
• tegneprogram
• og et formelprogram (et program til at oprette en formel og foretage udregninger af denne)

Microsofts kontorpakke er den vel nok mest kendte, ikke mindst på grund af tekstbehandlingsprogrammet Word, præsentationsprogrammet Powerpoint og regnearket Excel. Microsofts Officepakke får man ikke gratis; man betaler et firecifret beløb for den. Der findes imidlertid nogle gratis alternativer, som begge er mindst lige så omfattende og gode. Det ene er: LibreOffice – det andet er: OpenOffice.

Gratis kontorpakker

Både LibreOffice og OpenOffice er gratis at downloade og gratis at bruge. Begge er Open Source programmer. Vær opmærksom på, at begge kontorpakker kan det samme som Microsofts Officepakke. Det gælder kontorpakken som sådan, og det gælder hvert enkelt program. MS Office kan ikke noget, som de to andre ikke også kan. Dér hvor forskellen kan findes, er i de enkelte programmers layout og brugerflade. Er man først vant til MS Office, kan det selvfølgeligt være et problem for nogle pc-brugere at skulle vænne sig til at bruge LibreOffice eller OpenOffice. Men denne vanskelighed består jo kun i en relativt kort overgangsperiode, indtil man har vænnet sig til det nye program. Det er ikke anderledes end med en ny mobiltelefon, et nyt TV eller en ny bil.

Man kan bruge begge kontorpakker til at åbne Microsofts Office-dokumenter, arbejde med dem og gemme dokumenterne igen i MS Office's filformater. Det vil sige, at du kan åbne Word-, Powerpoint- og Excel-dokumenter, arbejde med dem og gemme dem igen i Word-, Powerpoint- eller Excel-formatet.

I både LibreOffice og OpenOffice har jeg fundet funktioner, som MS Office ikke har. Det gælder først og fremmest i brugerfladen, som er meget flexibel. Brugeren kan foretage en række justeringer af brugerfladen, så den bliver, som man bedst kan lide den.

Programmerne byder på en lang række af fil-formater, hvori man kan gemme sin fil. Vælger man menu-punktet 'Gem som...', kan man vælge et næsten hvilket som helst filformat, såsom doc, odf, rtf, txt, html og meget mere. I min IT-ordbog kan du se, hvad disse formater er for noget. IT-ordbogen finder du i menuen oven for.

Endelig er der en funktion, jeg specielt er begejstret for, og det er, at man med enkelt klik kan lave fx et tekstdokument om til et pdf-dokument. Funktionen kan være nyttig, hvis man har en fil, der er, som den skal være, og man vil gerne sikre sig, at der ikke bliver ændret i den. Denne 'Create pdf-document' finder du i flere af programmerne i kontorpakken. Denne filtype åbnes som oftest med Adobe Reader eller Foxit Reader, men den kan også åbnes med præsentationsprogrammet enten i LibreOffice eller i OpenOffice.

Endvidere er disse gratis kontorpakker også attraktive derved, at man – ligeledes gratis – kan downloade programudvidelser. Ápropos pdf-formatet, så kan du downloade og installere en programudvidelse, så du kan importere et pdf-dokument, "åbne" det og arbejde med det. Denne kaldes PDF Import. Derefter kan du gemme det igen som et pdf-dokument eller i et andet format, hvis det er det, du skal bruge. For at foretage programudvidelser åbner du 'Funktioner' i menuen; vælg 'Udvidelsesadministration'! I det vindue, der nu åbnes, bruger du rulleskakten, indtil du kommer til 'pdf import'; dette gælder begge kontorpakker.

Programmerne har ikke automatisk opdatering lige som den, Microsoft har indbygget i sine programmer. Til gengæld er det sådan i de to gratis kontorpakker, at der dukker en meddelelse op om, at der er en tilgængelig opdatering, og så er der en knap, man klikker på for at sætte opdateringsprocessen i gang. Derefter går det helt af sig selv. Så kan det vist heller ikke gøres nemmere. I 'Hjælp'-menuen er der tilmed en 'Søg efter opdateringer'-funktion. Hvis man lige vil sikre sig, at man kører med den nyeste version af programmet, kan man jo lige foretage en sådan søgning. Begge kontorpakker opdateres med jævne mellemrum og følger således hele tiden med udviklingen.

LibreOffice

LibreOffice omfatter følgende programmer:

• Writer, som er et tekstbehandlingsprogram
• Impress, som er et præsentationsprogram lige som MS Powerpoint
• Base, som er et databaseprogram (det kan bruges til fx navne, adresser, tlf-numre osv.)
• Calc, som er et regneark
• Math, som er et regneprogram til avancerede formler, og
• Draw, som er et avanceret tegneprogram

Hvis du downloader LibreOffice kontorpakken - og hvis du bruger Windows styreprogrammet, så vær opmærksom på, at du skal downloade 2 installationsfiler jævnfør vejledningen. LibreOffice's website kommer du til ved at klikke her:

OpenOffice

OpenOffice omfatter følgende programmer:

• Tekstdokument, som er et tekstbehandlingsprogram
• Præsentation, som er et præsentationsprogram lige som MS Powerpoint
• Database, som er et databaseprogram (det kan bruges til fx navne, adresser, tlf-numre osv.)
• Regneark, som selvfølgelig er et regneark
• Formel, som er et regneprogram til avancerede formler, og endelig
• Tegning, som er et avanceret tegneprogram

Hvis du downloader OpenOffice kontorpakken - og hvis du bruger Windows' operativsystem, så skal du i den viste liste vælge det øverste link, det vil sige klik på 'Windows'! OpenOffice's website kommer du til ved at klikke her:

Foxit Office Suite

Softwareproducenten Foxit tilbyder også en kontorpakke som freeware. Pakken omfatter 4 programmer: Writer, Presentation og Spreadsheet, samt Foxit PDF Reader. Med Foxit Office Suite har man det næsten som om, man har fået Microsoft Office gratis.

PDF-programmet Foxit PDF Reader (læser, editor og konverter) kan du læse mere om på en anden side.

Writer er kompatibelt med Microsoft's Word – det arbejder med dokument-formatet .doc, men det kan også åbne og gemme i andre formater. I Writer kan man arbejde clip art, grafik, billeder og tabeller (herunder indsætte udsnit af regneark i sit tekst-dokument). Man kan arbejde med en lang række af tekst-effekter. Der er også mulighed for at indsætte data fra databaser. Inde fra programmet kan man åbne sit mail-program og maile sit dokument direkte.

Presentation er kompatibelt med Microsoft's Powerpoint og kan i store træk det samme som dette. Dog vil jeg fremhæve en funktion kaldet Double Screen Extended Mode. Ved hjælp af denne kan man vise billeder på to separate skærme samtidigt. Man kan gemme sin præsentations-fil på en CD og afspille den på en anden pc, hvor Programmet ikke er installeret. Der ud over kan programmet håndtere effekter baseret på flash (som fx Adobe Flashplayer håndterer); og det kan afspille lyd og diverse animationseffekter.

Spreadsheets er kompatibelt med Microsoft's Excel. Ved hjælp af diverse effekter kan man fremstille professionelt udseende spreadsheets – dvs. regneark – og andre fremstillinger. Programmet kan åbne en række forskellige fil-formater, uden at det udelukker nogen af dets værktøjer. Det håndterer en lang række matematiske funktioner. Man kan kryptere sine data, så andre kun kan se det færdige resultat. Endelig har programmet adskillige hotkeys, det vil genvejstaster, hvilket kan spare tid.

Foxit Office Suite: